Desde que diferentes países del mundo comenzaron a declarar cuarentena como medida frente a la pandemia de COVID-19, las videollamadas se han convertido en el espacio de interacción elegido para el trabajo, educación y otras actividades sociales: cumpleaños, almuerzos familiares, quedadas con amigos, eventos y fiestas online, que ahora son parte de nuestra rutina digital diaria.

Esta nueva forma de mantenernos conectados con las otras personas, ha hecho que el uso de aplicaciones de videollamadas a nivel global aumente vertiginosamente. De acuerdo a Vodafone, desde el 9 de marzo de 2020 el uso de Zoom ha crecido un 4,979%, Google Hangout, un 4,684% y Skype, un 1.216%.

Basta con ver en este gráfico de Google Trends, cómo ha aumentado el interés en las videollamadas y webinars en Perú a partir del 15 de marzo, un día antes que se declare el estado de emergencia nacional:

Pero el rey de esto es, sin duda, ZOOM. Mira cómo cambia la figura cuando incorporamos el término y lo comparamos con videollamadas y webinar en el mismo periodo:

Aquí puedes ver el interés durante el último año en las principales plataformas de videollamadas:

Y aunque muchos la están pasando duro durante esta pandemia, hay marcas que han sido beneficiadas por la coyuntura, como ZOOM, que hoy por hoy vale más que las siete aerolíneas más grandes del mundo juntas. Al 15 de mayo de 2020, la capitalización bursátil de la plataforma de videollamadas se disparó a $ 48,8 mil millones. 

Seguramente que antes de la pandemia y cuarentena, las videollamadas eran una opción secundaria al momento de sostener reuniones. Sin embargo, hoy forman parte de nuestra vida cotidiana, en el ámbito laboral y social. Por eso, aquí tienes algunas recomendaciones para hacer más llevaderas y eficientes estos espacios virtuales:

  1. Define si realmente es necesario hacer una videollamada. Recuerda que siempre existen otras opciones como el teléfono y la mensajería instantánea de las redes sociales más populares como Facebook, Twitter, WhatsApp, Instagram, Linkedin, entre otras. No todo tiene que resolverse con una videollamada.
  1. Elige bien la plataforma para hacer la reunión virtual. Cada una tiene diferentes funcionalidades y limitaciones. Recuerda que las reuniones en ZOOM caducan a los 45 minutos en sus cuentas gratuitas. Si son pocas personas, podrías usar Messenger de Facebook o WhatsApp. Para reuniones de trabajo, puedes probar el Meet de Google, que ahora está disponible para todos, aún cuando no tengas una cuenta allí. Recuerda también a Skype, un clásico para las llamadas de negocios.
  1. Controla el horario. Casi todos los servicios populares de correo tienen un calendario integrado. Es momento de usarlo y programar tus videollamadas y webinars allí, para que no se crucen y te des un tiempo entre cada una para tomar un descanso. Procura respetar el horario de oficina que tenías antes de la cuarentena; no conviertas tu home office en un always office.
  1. Cuida la seguridad. No publiques en tus redes sociales enlaces abiertos para una videollamada, porque puedes exponerte a  un Zoom Bombing, es decir, a la irrupción de individuos extraños con el fin de perjudicar la reunión virtual. Tampoco brindes contraseñas ni datos personales en estas plataformas, que continúan haciendo esfuerzos para mejorar sus vulnerabilidades en seguridad.
  1. Nadie puede obligarte a encender la cámara si no lo deseas, pero en la medida de lo posible, procura hacerlo, especialmente para las reuniones de trabajo. Siempre es mejor llevar una conversación “cara a cara”, aunque sea de forma virtual. Considera que no necesitas una producción extraordinaria para mostrarte presentable a tus interlocutores. 
  1. Encuentra un lugar adecuado. El entorno es importante y no necesitas tener un gran fondo para lucir como un erudito o mejor profesional. Yo recomiendo estar contra una pared neutral donde no corras el riesgo que alguien pase detrás y ocasione un infortunado momento memorable. Si usas ZOOM, puedes cambiar de fondo e incluso podrías usar uno “brandeado” con la identidad de tu negocio. También puedes optar por descargar alguno de los originales fondos que CANVA o la BBC han publicado para descargar gratuitamente.
  1. Cuida los detalles técnicos. No importa si eres profesor, consultor  o un profesional dependiente que hace home office. Es fundamental que tu mensaje llegue bien al interlocutor mientras tengas una videollamada. Por eso, revisa la configuración de sonido; un set de audífonos con micrófono es útil para esta actividad. Procura que la iluminación del lugar sea buena; no necesitas un aro LED como los influencers, con una lámpara de escritorio podría bastar. Si puedes, agrega una webcam externa de mejor resolución que las que usualmente vienen incorporadas a las laptops. Mientras estés en videollamada, evita usar otras aplicaciones que consuman ancho de banda (música, vídeo, juegos en línea); así aseguras que la calidad sea adecuada. Si no confías en tu señal de WiFi, mejor conecta tu computadora a un cable de red, para evitar cualquier intermitencia y pérdida de conexión.
  1. Enfócate en el momento y sé respetuoso. La educación no distingue entre lo presencial y online. Cuida tu lenguaje corporal y mira siempre a quien está hablando en la videollamada. Además, no revises el celular para ver otras aplicaciones ni contestes el teléfono durante la reunión. Es mejor poner en dispositivo en modo no molestar. Si estás en un lugar donde no puedas tener un espacio privado, silencia tu micrófono mientras no necesites hablar. Recuerda que el fastidio que puedes ocasionar, es exactamente el mismo que en una reunión física.
  1. Lleva una agenda de la reunión. Al igual que el mundo presencial, las reuniones por ZOOM u otro servicio de videollamadas se pueden tornar interminables e innecesarias. Para evitarlo, ve a la reunión con una agenda de temas a tocar y sé puntual en ellas. De otro lado, si la reunión es de varias personas, es mejor que una de ellas tenga el papel de moderador, para evitar que todos hablen en simultáneo y se genere ruido en la comunicación.
  1. Si vas a compartir tu pantalla en la presentación, cierra todos los programas que no sean necesarios para la videollamada. Apagar las notificaciones también es una buena opción para evitar indiscreciones. Si necesitas tener muchos programas o ventanas abiertas, elige la opción que te permite compartir solo una pestaña del navegador o un programa específico.
  1. En el caso de los webinars, conferencias y cursos gratuitos, sé selectivo y sensato al momento de elegir en cuál inscribirte, a partir de un interés y deseo real de participación. Recuerda que la persona que lo está brindando, está ocupando su tiempo y no es agradable ni motivador recibir una gran cantidad de inscritos online y tener una participación real pequeña al momento de la conferencia.
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¿Qué otra recomendación podrías añadir para llevar con éxito una videollamada?

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