En las relaciones agencia-cliente, no todo lo que brilla es oro. Es fácil emocionarse cuando llega un nuevo prospecto con un proyecto aparentemente interesante, pero no todos los potenciales clientes son adecuados para una agencia. De hecho, algunos pueden terminar siendo una carga que desgasta tus recursos, tu equipo y tu reputación. Por eso, aprender a identificar las red flags desde el principio no es solo una habilidad deseable, sino esencial para el éxito y la sostenibilidad de tu negocio.
En este blogpost quiero compartir 11 señales de alerta que toda agencia debe considerar al evaluar a un prospecto. Más que simples advertencias, estas señales son patrones de comportamiento que, de no abordarse a tiempo, pueden derivar en relaciones complicadas y, en el peor de los casos, dañinas para la el equipo que tiene que lidiar con ellas.
¿Por qué identificar red flags es vital para una agencia de comunicación? 👁️👁️
Las relaciones comerciales, como cualquier otra relación, necesitan estar fundamentadas en confianza, comunicación clara y objetivos compartidos. Cuando un prospecto de cliente comienza con actitudes evasivas, falta de transparencia o expectativas desproporcionadas, lo mejor es detenerse y reevaluar antes de seguir adelante.
Esto no significa que debas decir “no” al primer inconveniente que se presente, pero sí que debes estar alerta. Detectar estas señales a tiempo puede ahorrarte meses de frustración, recursos invertidos en vano y posibles conflictos legales o financieros. Al fin y al cabo, no se trata solo de conseguir ventas o asegurar un fee que pague las planillas, sino de conseguir buenos clientes que puedan construir relaciones fructíferas en el largo plazo.
Estas son algunas de las red flags de prospectos que he identificado en mi experiencia 🚩🚩🚩
Términos de referencia demasiado amplios o vagos 🚩
Cuando un prospecto entrega términos de referencia (TDR, ToR, RFP o como deseen llamarlo) que no definen claramente los objetivos, el alcance ni las métricas de éxito, es una gran red flag. Sin un marco claro, las expectativas del cliente pueden cambiar constantemente, lo que conduce a disputas sobre lo que estaba o no incluido en el servicio.
Un buen cliente sabe lo que quiere. Un prospecto que no puede detallar sus necesidades probablemente te responsabilice después si el resultado no coincide con lo que esperaba (aunque nunca lo haya expresado).
Hace ghosting 🚩
Un prospecto que desaparece entre conversaciones iniciales, tarda semanas o meses en responder o solo aparece cuando necesita algo de la agencia es una señal clara de problemas futuros. Este comportamiento es frustrante y, en muchos casos, puede paralizar el flujo de trabajo de tu equipo. Además, hace perder el tiempo a la agencia, que prepara una propuesta con dedicación y recursos.
Presupuesto poco claro o irreal 🚩
Clientes que evitan hablar de presupuesto, proponen montos absurdamente bajos o esperan resultados extraordinarios con recursos mínimos, no suelen ser buenos aliados. La falta de claridad financiera puede traducirse en problemas constantes a lo largo del proyecto.
Urgencia extrema sin justificación 🚩
“Necesitamos esto para mañana.” Un prospecto que insiste en tiempos de entrega imposibles, especialmente al inicio, es probable que no respete los plazos razonables durante toda la relación comercial.
Evita formalizar contratos 🚩
Si un prospecto no está dispuesto a firmar acuerdos claros, detallados y legalmente vinculantes, es una señal inequívoca de que no respeta los compromisos. Este tipo de cliente podría eludir responsabilidades o incluso negarse a pagar en el futuro.
Demasiada negociación de precios 🚩
Cuando un prospecto pasa más tiempo discutiendo el precio que los objetivos del proyecto, es probable que no valore el trabajo de la agencia. Además de generar tensión desde el inicio, puede ser un patrón recurrente durante toda la relación.
Referencia a experiencias negativas con otras agencias 🚩
Es común escuchar a los prospectos hablar de malas experiencias previas. Pero si el cliente insiste en culpar exclusivamente a sus antiguos proveedores sin asumir ninguna responsabilidad, es una señal de que podría repetir el patrón contigo.
Falta de respuesta a preguntas clave 🚩
Un prospecto que no proporciona información esencial o que retrasa las decisiones importantes puede obstaculizar el avance del proyecto. La comunicación clara y proactiva es fundamental para el éxito de cualquier colaboración.
Expectativas desproporcionadas 🚩
Un cliente que espera resultados virales o menciones en medios de primer nivel sin proporcionar la información y los recursos necesarios está destinado a la decepción. Es importante establecer desde el principio lo que es realista y alcanzable. En otro blogspot hablaré sobre la gestión de las expectativas en las Relaciones Públicas.
Piden desarrollar una estrategia completa como caso de estudio 🚩
Algunos prospectos solicitan propuestas extremadamente detalladas con la excusa de “evaluar capacidades”. Sin embargo, esta puede ser una táctica para recopilar ideas y estrategias de varias agencias sin pagar por ellas. Si el prospecto no tiene intención de comprometerse, mejor aléjate.
Licitaciones “arregladas” 🚩
Hay prospectos que organizan licitaciones solo por cumplir requisitos internos o externos, mientras eligen a un ganador de antemano. Participar en estos procesos es una pérdida de tiempo y recursos para las agencias que no tienen oportunidad real de ganar.
¿Cómo abordar estas red flags? ⚔️
Identificar estas señales es el primer paso, pero saber cómo manejarlas es igual de importante. Aquí algunos consejos:
Define límites claros desde el inicio. 📏
No temas rechazar proyectos que no se alineen con la visión, valores o capacidades de tu agencia. Un cliente que exige más de lo que está dispuesto a pagar, que presiona para obtener entregas urgentes sin planificación o que espera un servicio “todo incluido” sin claridad en el alcance, no es el tipo de cliente con el que quieres trabajar.
Documenta todo. 📝
Asegúrate de que las expectativas, los plazos y los términos estén claramente establecidos en contratos y acuerdos. Un contrato sólido no solo protege a la agencia, sino que también establece reglas claras desde el inicio y reduce la posibilidad de malentendidos en el futuro.
Evalúa a los prospectos con preguntas clave. ❓
Si detectas señales de alerta, haz preguntas adicionales para entender mejor sus expectativas y objetivos. Algunas preguntas estratégicas pueden ser: ¿Cómo han trabajado antes con agencias? ¿Cuáles han sido sus mayores desafíos en PR o comunicación? ¿Qué esperan exactamente de la relación con la agencia? Si sus respuestas son vagas o inconsistentes, es una señal para analizar más a fondo.
Observa su comportamiento previo. 👀
Si un prospecto te ha hecho ghosting antes de la firma del contrato o en convocatorias pasadas, es probable que continúe con el mismo patrón una vez que el trabajo esté en marcha. La falta de comunicación o de claridad en sus requerimientos también puede ser una advertencia de futuros conflictos.
No tengas miedo de decir “no”. ⛔
A veces, un cliente problemático puede representar más desgaste que beneficio. Es mejor perder una oportunidad que ganar un cliente que generará más estrés que resultados. Decir “no” a un mal prospecto abre la puerta a mejores oportunidades con clientes que valoren el trabajo de la agencia.
Para cerrar: no todos los prospectos son buenos clientes 💀
El éxito de una agencia no solo depende de su capacidad para atraer clientes, sino de su habilidad para trabajar con los adecuados. Al aprender a identificar estas red flags, puedes proteger la reputación, los recursos y la salud del equipo de la agencia de comunicación, asegurándote de que cada proyecto sea una colaboración beneficiosa para ambas partes.
Las relaciones con los clientes deben ser una calle de doble sentido: si un prospecto no muestra compromiso, claridad o respeto, probablemente no sea el cliente que necesitas. Recuerda que tu agencia vale tanto como los proyectos en los que elijas invertir tu tiempo y esfuerzo.
Si alguna de estas señales te resulta familiar, es momento de revisar cómo seleccionas a tus clientes. Recuerda que los malos clientes también existen.
En Trend PR & Reputación, sabemos que una buena relación cliente-agencia empieza con expectativas claras y una estrategia bien definida. ¿Has enfrentado alguna de estas red flags con prospectos? Cuéntame tu experiencia, mándame un mensaje y conversemos. 🚀
